Vaste inrichting in het buitenland: wanneer is daarvan sprake?

Direct antwoord

Een vaste inrichting buitenland bepalen doe je door te toetsen of je daar duurzaam een vaste plek hebt met personeel of middelen waar je onderneming vanuit werkt, en of het belastingverdrag met dat land die plek als vaste inrichting aanmerkt. Is dat zo, dan betaal je in dat land belasting over de winst die je daar maakt. Wesselman, een accountants- en adviesorganisatie met kantoren in Eindhoven, Helmond en Veldhoven, ziet bij mkb-directeuren met internationale plannen dat die toets vaak te laat gebeurt: pas als er al een verkoper over de grens is aangenomen. Een vaste inrichting in het buitenland bepalen doe je daarom het beste vóór de eerste contracten.

Belangrijkste punten

• Voor de btw beschrijft de Belastingdienst een vaste inrichting als een ruimte met duurzaam voldoende personeel en middelen. Een opslagruimte of een ruimte die je één dag huurt, telt niet mee.
• Bij bouw- en installatiewerk ontstaat onder veel belastingverdragen pas een vaste inrichting na meer dan twaalf maanden.
• Hoofdregel in het Beleidsbesluit winstsfeer 2026: wie over twaalf maanden minder dan 50% thuiswerkt, vormt daar geen vaste inrichting.
• Nederland voorkomt dubbele belasting met een objectvrijstelling.

Wanneer heb je als mkb-bedrijf een vaste inrichting in het buitenland?

Twee bedrijven verkopen dezelfde machine aan Duitse klanten. Het eerste levert vanuit Nederland en stuurt een paar keer per jaar een accountmanager langs. Het tweede huurt over de grens een kantoor, zet er een servicemonteur neer en laat hem daar offertes afronden. Commercieel is het verschil klein. Fiscaal is het groot.

Een vaste inrichting is een vaste bedrijfsplek in een ander land van waaruit je onderneming duurzaam werkt, waardoor dat land belasting mag heffen over de winst die daar wordt verdiend.

Wat de Belastingdienst als vaste inrichting ziet

Voor de btw omschrijft de Belastingdienst een vaste inrichting als een bedrijfsruimte buiten het land van het hoofdhuis die duurzaam beschikt over genoeg personeel en technische middelen om als zelfstandige onderneming te functioneren. Voor de winstbelasting is het belastingverdrag leidend. Volgens de Kennisgroepen van de Belastingdienst sluit die definitie doorgaans aan bij artikel 5 van het OESO-modelverdrag. Sinds 1 januari 2020 volgt de loonbelasting de definitie uit artikel 3 van de Wet op de vennootschapsbelasting 1969.

Wat meestal geen vaste inrichting is

Een ruimte die je één dag huurt, een opslagruimte of een goederendepot vormt geen vaste inrichting. Puur voorbereidende of ondersteunende activiteiten, zoals marktonderzoek, vallen onder de meeste verdragen doorgaans ook buiten de definitie. Pas wel op met een medewerker die structureel namens jou contracten sluit. Zo'n vertegenwoordiger kan onder veel verdragen ook zonder eigen kantoor een vaste inrichting opleveren. Het tweede bedrijf uit het voorbeeld zit dus al snel aan de verkeerde kant van de streep.

Waarom is een vaste inrichting buitenland bepalen lastiger dan het lijkt?

Neem een sales engineer die net over de grens in België woont en vooral thuis werkt. Niemand heeft een kantoor gehuurd, en toch kan daar een vaste inrichting ontstaan.

Thuiswerkers en de 50%-grens

Op 19 november 2025 publiceerde de OESO een update van het modelverdrag. Daarin is de toelichting bij artikel 5 flink aangepast, met aparte aandacht voor de thuiswerkplek, meldt TaxLive (2025). Nederland heeft dit al uitgewerkt in het Beleidsbesluit toepassing internationaal belastingrecht in de winstsfeer 2026. Werkt een medewerker over een periode van twaalf maanden minder dan 50% van zijn werktijd thuis, dan is die thuiswerkplek als hoofdregel geen vaste inrichting. Boven de 50% volgt een toets per geval. Daarbij telt vooral of er zakelijke redenen zijn om het werk juist vanuit dat land te doen. Bezoekt de engineer daar klanten, dan ligt die zakelijke reden voor de hand.

Projectduur en een andere definitie per belasting

Bij bouw-, montage- en installatiewerk ontstaat onder veel verdragen pas een vaste inrichting als het werk langer dan twaalf maanden duurt. Het verdrag met het specifieke land blijft wel leidend. De btw volgt bovendien een eigen spoor. Via de One Stop Shop (OSS) draag je buitenlandse btw op B2C-leveringen af met één kwartaalaangifte in Nederland. Dat loket wordt uitgebreid, onder meer met B2C-montageleveringen per 1 juli 2028 (het wetsvoorstel ligt nog bij het parlement). Maar een OSS-registratie zegt niets over een vaste inrichting voor de winstbelasting. Buitenlandse btw op je kosten kun je via de OSS ook niet aftrekken.

Checklist:

• Houd per buitenlandse medewerker bij hoeveel dagen hij thuiswerkt per twaalf maanden. Kijk als vuistregel vanaf ongeveer 40% extra goed.
• Leg per project de startdatum en de verwachte einddatum vast en zoek de termijn op in het verdrag met dat land
• Toets btw, winstbelasting en loonheffing apart: een ja bij de een is geen automatisch ja bij de ander
• Controleer of buitenlandse medewerkers namens je bedrijf mogen tekenen

Hoe toets je stap voor stap of je over de grens een vaste inrichting hebt?

In welke volgorde voorkom je verrassingen achteraf? Begin bij de feiten en kom pas daarna bij het verdrag uit. Wesselman legt die toets bij internationale uitbreidingen niet alleen bij de fiscalist neer. De arbeidsovereenkomst en de loonadministratie bepalen vaak waar iemand werkt en wat hij mag, dus fiscaal advies, payroll en HR kijken tegelijk mee.

1. Breng de feitelijke aanwezigheid in kaart. Welke ruimte, welke middelen en welke mensen zijn er, en voor hoe lang?
2. Bepaal de bevoegdheden. Mag iemand ter plaatse offertes afronden of contracten tekenen, of verzamelt hij alleen leads?
3. Zoek het belastingverdrag op. Controleer de definitie en de termijnen, zoals de twaalf maanden bij bouwwerk.
4. Toets per belasting. Winstbelasting, btw en loonheffing hebben elk hun eigen criteria.
5. Reken de gevolgen door. Welke winst hoort bij de buitenlandse vestiging, en welke aangiften en registraties volgen daaruit?

Bij stap 5 haken veel ondernemers af, terwijl daar het geld zit. Een vaste inrichting vraagt om een winstverdeling die je kunt onderbouwen. Wordt de medewerker in dat land belastingplichtig, dan heb je vaak ook een lokale loonadministratie nodig. Neem de fiscale kant van loonheffingen en de salarisadministratie voor buitenlands personeel vanaf het begin mee. Dan krijgen de buitenlandse fiscus en de Nederlandse Belastingdienst hetzelfde verhaal. Voor de volgorde van contracten en sociale zekerheid is dit overzicht over internationaal groeien met personeel een logische aanvulling.

Hoe ziet dat eruit bij een mkb-bedrijf dat naar Duitsland uitbreidt?

Volgens CBS-cijfers, samengevat door evofenedex (2025), hadden Nederlandse bedrijven in 2023 ruim 20.000 dochterondernemingen in andere landen. Duitsland was de populairste bestemming, gevolgd door België en de VS. Veel mkb-bedrijven zitten een stap eerder: ze hebben nog geen dochter, maar wel mensen en projecten over de grens.

Praktijkvoorbeeld (illustratief): een machinebouwer met plannen in Duitsland

Stel, de directeur-eigenaar van een machinebouwer met 60 tot 80 medewerkers wil de Duitse markt serieus aanpakken. Het plan: een Duitse accountmanager die vanuit huis werkt, plus een installatieproject bij een klant dat naar schatting negen tot veertien maanden duurt. Juist die bandbreedte is het probleem. Loopt het project uit tot boven de twaalf maanden, dan ontstaat onder het verdrag waarschijnlijk alsnog een vaste inrichting. Die werkt dan terug tot de start van het project.

In een aanpak zoals Wesselman die hanteert, wordt eerst vastgelegd dat de accountmanager leads zoekt maar geen contracten sluit. Het project wordt zo gepland dat het binnen de termijn blijft. Een alternatief is om bewust te kiezen voor een vaste inrichting met een lokale administratie vanaf dag één. De uitkomst verschilt per situatie, maar de directeur weet vooraf waar de winst belast wordt en welke aangiften in Duitsland nodig zijn.

De meeste keuzes vallen in de planningsfase, niet pas bij de aangifte.

Checklist:

• Leg per buitenlandse medewerker schriftelijk vast welke bevoegdheden hij wel en niet heeft
• Plan projecten met een marge, want overschrijding van de verdragstermijn werkt terug tot de start
• Kies vóór de start of je een vaste inrichting wilt vermijden of juist bewust wilt opzetten
• Bewaar de onderbouwing van die keuze in je dossier voor een latere controle

Wat kost een gemiste vaste inrichting, en wat levert een vroege toets op?

Mis je een vaste inrichting, dan kan het buitenland winstbelasting naheffen over jaren waarin je daar niets hebt aangegeven. Afhankelijk van het land komen daar vaak rente en boetes bij. Tegelijk is diezelfde winst in Nederland al belast.

Dubbele belasting voorkomen met de objectvrijstelling

Is er wel een vaste inrichting, dan heft het land waar die gevestigd is belasting over de winst die daar wordt behaald. Nederland verleent dan een objectvrijstelling: het resultaat van de buitenlandse vaste inrichting gaat uit de Nederlandse grondslag, legt InView uit. Dat werkt alleen goed als de winstverdeling tussen hoofdkantoor en vestiging klopt.

Welke vorm van uitbreiding past bij je plannen?

Welke fouten maken mkb-directeuren bij uitbreiding over de grens?

De meeste vaste inrichtingen ontstaan niet bij de fiscalist, maar aan de HR-tafel. Een aanbod aan een buitenlandse kandidaat, een thuiswerkafspraak of een functie met tekenbevoegdheid legt de fiscale feiten vast voordat iemand ernaar heeft gekeken.

Het arbeidscontract komt vóór de fiscale vraag

Een 'Country Manager' met volmacht om contracten te sluiten is fiscaal iets anders dan een business developer die leads doorzet. Daarom is het verstandig dat een specialist in internationaal belastingrecht en een loonheffingsspecialist zo'n contract samen lezen voordat het wordt getekend. Bij Wesselman zijn dat bijvoorbeeld Ruud van Poppel en Lindy van de Kerkhof.

Een vaste inrichting is niet altijd iets om te vermijden

Veel directeuren zien de vaste inrichting als een risico dat weg moet. Soms is het juist de eenvoudigste manier om te starten: je hebt geen aparte buitenlandse rechtspersoon nodig en de objectvrijstelling voorkomt dubbele heffing. Een dochtervennootschap schermt meer af, maar vraagt doorgaans om een eigen bestuur, een eigen jaarrekening en afspraken over verrekenprijzen. De echte vraag is welke vorm past bij de omvang en de duur van je plannen. Die vorm verandert mee met je groei, dus check regelmatig of je fiscale structuur nog aansluit.

Checklist:

• Laat elke vacature in het buitenland fiscaal toetsen voordat het aanbod de deur uitgaat
• Vermijd een functietitel of volmacht met tekenbevoegdheid als die niet nodig is
• Vergelijk bij meer dan één medewerker of een project van meer dan een jaar de vaste inrichting met een dochter-bv
• Plan zodra je in het buitenland personeel hebt een jaarlijkse herbeoordeling

Veelgestelde vragen

Wanneer heb ik een vaste inrichting in het buitenland?

Een vaste inrichting ontstaat als je duurzaam een vaste bedrijfsplek in een ander land hebt, met personeel of middelen waar je onderneming vanuit werkt. Ook een medewerker die daar structureel namens jou contracten sluit, kan er een vormen. Het belastingverdrag met dat land bepaalt de precieze definitie. Een opslagruimte of eendagshuur valt er niet onder.

Is een thuiswerkende medewerker in het buitenland een vaste inrichting?

De thuiswerkplek is volgens het Beleidsbesluit niet automatisch een vaste inrichting. De vraag is of je onderneming duurzaam over die werkplek kan beschikken en of de medewerker daar kernactiviteiten verricht. Bij structureel thuiswerken, een verplicht thuisadres of bevoegdheid om contracten af te sluiten neemt het risico toe. Laat de feiten daarom toetsen aan het belastingverdrag en de regels van het werkland.

Wat is het verschil tussen een vaste inrichting en een dochtermaatschappij?

Een vaste inrichting is geen aparte rechtspersoon. Je Nederlandse onderneming blijft zelf aansprakelijk voor de activiteiten, verplichtingen en belastingen in het buitenland. Een dochtermaatschappij is wel een zelfstandige lokale rechtspersoon, bijvoorbeeld een GmbH, Ltd. of SARL.

Een dochtermaatschappij vraagt meer oprichtings- en administratiekosten, maar kan bij langdurige of groeiende activiteiten meer duidelijkheid geven over aansprakelijkheid, personeel en lokale belastingheffing.

Moet ik loonbelasting betalen als mijn medewerker in het buitenland werkt?

Vaak wel, maar niet altijd in Nederland. De werkstaat mag doorgaans belasting heffen over loon dat fysiek in dat land wordt verdiend. Daarnaast kunnen lokale loonheffingen, sociale premies en werkgeversregistraties gelden. De bekende 183-dagenregeling biedt alleen onder specifieke voorwaarden uitkomst en voorkomt niet automatisch alle lokale verplichtingen.

Kan een medewerker in het buitenland voor een Nederlandse bv werken zonder lokale registratie?

Dat kan soms bij tijdelijk, incidenteel of beperkt werken, maar ga daar niet zonder toetsing van uit. De duur van het verblijf, de woonplaats van de medewerker, de werkzaamheden, de gezagsverhouding en de aanwezigheid van een vaste werkplek zijn allemaal relevant. Ook zonder vaste inrichting kunnen lokale loonadministratie- of arbeidsrechtelijke verplichtingen ontstaan.

Wat gebeurt er als de Belastingdienst een vaste inrichting vaststelt?

Dan moet je een deel van de winst aan de buitenlandse vaste inrichting toerekenen. Je krijgt mogelijk te maken met aangifteplichten, lokale vennootschapsbelasting, loonheffingen en administratieverplichtingen. Als je dit te laat onderkent, kunnen naheffingen, rente en boetes volgen. Goede documentatie van functies, bevoegdheden, kosten en winsttoerekening helpt om discussies te beperken.

Conclusie

Personeel in het buitenland biedt kansen, maar maakt je fiscale positie complexer. Een vaste inrichting buitenland bepalen begint bij een buitenlandse medewerker, thuiswerkplek of lokale vertegenwoordiger, maar die leidt niet automatisch tot een vaste inrichting. Zodra de werkzaamheden duurzaam zijn, de medewerker een belangrijke rol speelt in je bedrijfsvoering of namens je onderneming contracten sluit, neemt het risico wel toe.

Beoordeel daarom niet alleen waar iemand werkt, maar ook wat diegene doet, welke bevoegdheden daarbij horen en hoe lang de situatie duurt. Leg de gemaakte keuzes vast en laat je structuur opnieuw beoordelen wanneer je buitenlandse activiteiten groeien. Zo voorkom je dat een praktische personeelsoplossing onverwacht leidt tot fiscale verplichtingen in een ander land.